この記事では、チェックリストと報連相の攻略法について、説明していきます。
チームですすめる企業活動においては、両者ともに欠かせない存在です。
しかしながら、世の中には完璧な仕組みというものなどなく、使い方次第で良いものにも悪いものにもなります。
この記事を読んだあと、不具合が解消されて今よりもさらに質の高い仕事が出来るように、お手伝いをさせていただきます。
チェックリストの攻略法
チェックリストの定義とは？
チェックリストは、タスクやプロセスを管理し、実行する際に必要なステップやアイテムをリストアップしたものです。
これは、特定の目標やプロジェクトを達成するために、漏れやミスを最小限に抑えるのに役立ちます。
通常、項目の前にチェックボックスがあり、各ステップが完了するとそのボックスにチェックが入れられます。これにより、進捗状況が視覚的に把握でき、未完了の項目がすぐに確認できるため、効率的なタスク管理に貢献します。
○○さんこの業務抜けてました。何回目ですか？チェックリストは活用できてますか？
というやりとりを、仕事がらよく耳にします。スポーツクラブというハコをもち運営している上で、施設の立ち上げ、またいわゆる締めの業務には『チェックリスト』を活用する事が多いです。
また、トラブルが起きるたびに「チェックリストを作ろう」となるわけです。
が、この『チェックリスト』はときに思わぬ問題を巻き起こします。
本来、業務に抜け漏れがないかをチェックしながら実施していくのですが、これがしばしば、『業務』と『チェックリストをチェックする業務』に分離していくのです。
そうした結果、業務＋チェックリストをチェックする業務となり、業務が一つ増える結果となります。
チェックリストへの「記載が漏れただけ」ならまだいいのですが、「業務を漏らしている」という可能性も否定できないため、このような状態になると言えます。
チェックリスト地獄
さらに、チェックリストをチェックすることに漏れがあると、チェックリストをチェックする事をチェックするリストが必要になり…と、
負のサイクルから抜け出せなくなります。
これは言い過ぎかもしれませんが、
『チェックリスト』はいわば『儀式』的に実施する事
に落ちいりがちです。チェックリストを作成する際はご注意を。。笑
チェックリストの効果的な作り方
チェックリストの目的を明確にする
- チェックリストを作成する前に、その目的を明確に理解しましょう。
- 仕事の進捗追跡、プロジェクトのタスク管理、日常のToDoリストなど、目的によってチェックリストの形式が異なります。
タスクの分割と優先順位付け
- 大きなプロジェクトや仕事を小さなタスクに分割します。
- タスクに優先順位を付け、重要な順にチェックリストに追加します。
シンプルで明瞭な表現
- チェックリストはシンプルで理解しやすい言葉で構成されるべきです。
- 複雑な表現や冗長な情報は避け、要点を押さえましょう。
デジタルツール vs 手書きチェックリスト
- デジタルツールを使用する場合、専用アプリやソフトウェアの選択に注意しましょう。
- 手書きチェックリストを選ぶ場合、使い捨てのノートやボードなどが便利です。
定期的な更新と評価
- プロジェクトや仕事の進捗に応じて、チェックリストを定期的に更新しましょう。
- 完了したタスクの評価や改善点の記録を行います。
チェックリストの共有と協力
- チームで作業している場合、チェックリストを共有し、進捗を把握することが重要です。
- チームメンバーとの連携を強化するために、コメントやフィードバックの仕組みを導入します。
チェックリストは仕事やプロジェクトをスムーズに進めるための強力なツールです。目的に合った形式で作成し、定期的な更新と共有を通じて効果的に活用しましょう。
しかし、多くの会社では「活用」以前の課題を抱えていることが現状で、重要なのは漏れないようにするための仕掛けだと私は考えます。
昔なら、罰金や給料天引き等の「物理的に本人に不利益を被らせる」という方法もありましたが、現代においてはそのような手法はとれないでしょう。
よって、私が提案したいチェックリストの攻略法は、「チェックリストを無くすことに注力する」です。
チェックリストを無くす方法
チェックリストを無くすことは、タスク管理やプロジェクト管理の方法において個人やチームによって異なる要素に依存します。以下は、チェックリストを無くすための一般的なアプローチや考え方です。
目標志向のアプローチ
チェックリストは、目標達成の手段であることを理解します。
目標を明確にし、達成するための行動やプロセスを明示化します。
そうすることで、特定の手順やチェックリストに依存する必要が減ります。
プロセスの自動化
重複性の高い作業やルーチンなタスクは自動化することで、チェックリストの必要性を減らすことができます。
ツールやソフトウェアを利用して、定型的な作業を自動的に実行するようにしましょう。
アジャイルな方法論
アジャイルな開発やプロジェクト管理手法を採用することで、柔軟性が増し、チェックリストに依存する必要が減ります。
優先順位をつけ、変更に対応することが重要です。
コミュニケーションの改善
チームメンバーとのコミュニケーションを重視し、進捗や課題についてリアルタイムで共有することで、チェックリストを使う必要がなくなるかもしれません。
柔軟なマインドセット
常に状況や環境の変化に対応できる柔軟なマインドセットを持つことが重要です。
柔軟性があれば、予測できない状況にも適応しやすくなります。
タスクの見直しと削減
チェックリストに記載されているタスクが本当に必要かどうかを定期的に見直しましょう。
無駄な作業や不要な手続きを削減することで、チェックリストの必要性が減る可能性があります。
これらのアプローチを組み合わせて、タスク管理やプロジェクト管理をより効果的に行う方法を見つけていくことが重要です。減らせる業務がないか？ヒトがしなくてもよい業務にならないか？に特化して、限りある時間を有効に使うべきなのです。
報連相の攻略法
よくある報連相
役職により違うと思いますが、クラブで何回も何回もセクション責任者やマネージャーにダメだしをされて凹んでいる人はたくさんいるでしょう。
私もそうでしたが、いつも色々な人にダメだしされて、なかなか仕事が進まないということがありました。
このいう人の仕事の進め方は、
①まずセクション責任者に確認しに持っていき、赤ペンを入れられ、そこを修正
②サブマネージャーに確認しに持っていき、赤ペンを入れられ、そこを修正
③マネージャーに確認しに持っていき、赤ペンを入れられ、そこを修正
そして都度、大きな修正を指摘され、困っていました。
報連相のテクニック
もっとラフの段階で「報・連・相」に行くべきです。
また、数人に確認に行くのであれば、この場合、
①まずセクション責任者に確認しに持っていき、赤を入れてもらう→修正しない
②サブマネージャーにも確認しに持っていき、追加で赤を入れてもらう→修正しない
③マネージャーにも確認しに持っていき、さらに追加で赤を入れてもらう→修正しない
④３人の指摘を受けて修正し、赤を入れてもらったものを一緒に再確認してもらう
これで一気に終了です。
修正は１回で済みますし、マネージャーも部下の指摘箇所が確認できるのでそこも教育できます。
これを繰り返すと、指摘する箇所の「気付き」も目線が合ってくるので②③の過程はいらなくなるかもしれません。
こういう風に、仕事の進め方一つひとつが店舗スタッフの事務処理時間を減らし、現場で会員と接する時間を増やすこととなるはずなのです。
